有關北卡羅來納州公共記錄法的常見問題

什麼是公共記錄?

公共記錄是北卡羅來納州政府機關,在開展公共業務過程中,製作或收到的文件或材料。

只有紙質文件才算是公共記錄嗎?

公共記錄既包括紙質文件,也包括電子文件,電子郵件,文書,信件,地圖,書籍,照片,影片,錄音,磁帶或其它帶子,電子數據處理記錄,物品或其它記錄材料,無論其物理形式或特性如何。

草稿算是公共記錄嗎?

如果政府機關在從事公共事業過程中收到草稿,那麼這些草稿則成為州政府財產,因此通常被視為公共記錄。

哪些人可以檢查或索取公共記錄的複印件?

任何人都有權檢查,審查並索取公共記錄的複印件。

哪些政府機構必須允許檢查並提供公共記錄?

所有的州政府機構必須允許檢查並提供公共記錄的複印件。這些機構包括所有政府辦公室,官員以及高管(民選的以及任命的),工作人員,機構,董事會,委員會,局,部門,主管部門和其它政府單位,包括縣,市和鎮政府。

索取公共記錄有沒有具體的程序?

沒有。法律沒有具體規定程序,也沒規定具體的形式。

政府機構的回覆有沒有時間限制?

法律規定,檢查和審視公共記錄應當給予“合理時間”併在機構的監督下進行,機構在提供複印件時需要“盡可能及時”。政府機構不須要在正常工作時間之外提供檢查的便利或複印件。

公民可以要求以任何媒介索取公共記錄複印件嗎?

如果該機構有能力以不同方式提供複印件(例如,打印本或用電腦磁盤),申請人則可以任何一種或所有可能方式索取複印件。如果該記錄尚未以電子方式儲存,該機構則不須要提供電子版記錄。

政府機構必須以口頭方式提供信息嗎?

不須要。法律沒有規定政府機構必須以口頭形式提供信息。

政府機構在收到申請後必須要創建或編寫記錄嗎?

不須要。不會強迫政府機構創造尚不存在的記錄。

政府機構如何處理含有保密資訊的記錄?

如果一份記錄既包含公開信息又包含保密資訊,該機構可將保密部分進行分離或修改。如果整個文件都是保密資訊,那麼該機構則不須要提供該記錄。

政府機構提供公共記錄可以收取費用嗎?

政府機構不可以對檢查記錄收取費用,可能會收復印費。索取經過認證的記錄須按照法律規定收費。(見NCGS 132-6.2b)。如果復印文件需要大量文員或上司協助,除實際複印成本費外,該機構可能會收取特殊服務費。此服務費必須合理,且根據實際人工成本計算,該機構也可能會收取複印件的郵寄費。