Hồ sơ công khai là gì? Là các văn bản hay tài liệu được một cơ quan chính phủ ở North Carolina tạo lập hay thu thập trong quá trình thực hiện hoạt động công quyền.

Có phải chỉ các văn bản trên giấy mới được coi là hồ sơ công khai không? Các hồ sơ công khai bao gồm tài liệu trên giấy cũng như tài liệu điện tử, email, giấy tờ, thư từ, bản đồ, sách vở, hình ảnh, phim, đoạn thu âm, băng từ hay loại băng khác, hồ sơ xử lý dữ liệu điện tử, đồ tạo tác hoặc các tư liệu chứng minh khác, bất kể có hình thức hay đặc tính như thế nào.

Các văn bản nháp có phải là hồ sơ công khai không? Các văn bản nháp mà một cơ quan chính phủ tiếp nhận trong quá trình hoạt động công quyền đều trở thành tài sản của nhà nước và do đó thường được coi là hồ sơ công khai.

Những ai có thể xem xét hay nhận bản sao của hồ sơ công khai? Tất cả mọi người đều có quyền xem xét, kiểm tra và nhận bản sao của các hồ sơ công khai.

Những cơ quan chính phủ nào phải tạo điều kiện cho công chúng xem xét và sao chép các hồ sơ công khai? Tất cả các cơ quan chính phủ đều phải tạo điều kiện cho công chúng xem xét và sao chép các hồ sơ công khai. Các cơ quan này bao gồm tất cả các văn phòng của chính phủ, các viên chức và công chức (do dân cử và bổ nhiệm), các nhân viên, tổ chức, ủy ban, hội đồng, cục, phân bộ, cá nhân/tổ chức có thẩm quyền và các đơn vị chính phủ khác ở các cấp huyện, quận/hạt và thị trấn.

Có thủ tục cụ thể nào cần thực hiện để yêu cầu hồ sơ công khai không? Không. Luật pháp không quy định thủ tục yêu cầu và cũng không cung cấp bất kỳ mẫu đơn yêu cầu cụ thể nào.

Các cơ quan chính phủ có phải trả lời yêu cầu trong một thời gian quy định không? Luật pháp quy định rằng việc xem xét và kiểm tra các hồ sơ này phải được sắp xếp trong khoảng “thời gian hợp lý” dưới sự giám sát của cơ quan. Các cơ quan phải cung cấp bản sao “vào lúc sớm nhất có thể”. Các cơ quan không buộc phải tạo điều kiện cho quý vị xem xét hay sao chép hồ sơ ngoài giờ làm việc thông thường.

Có phải công dân có thể yêu cầu nhận bản sao của hồ sơ công khai bằng bất kỳ phương tiện nào có sẵn không? Nếu cơ quan đó có khả năng làm bản sao bằng các phương tiện khác (ví dụ như bản in hay trên đĩa máy tính) thì người yêu cầu có thể yêu cầu nhận bản sao bằng bất kỳ và tất cả các phương tiện có sẵn. Cơ quan không bắt buộc phải chuyển hồ sơ sang hình thức điện tử nếu hồ sơ chưa được lưu bằng phương tiện đó.

Các cơ quan công cộng có phải cung cấp thông tin bằng lời nói không? Không. Luật pháp không buộc các cơ quan công cộng phải cung cấp thông tin bằng lời nói.

Các cơ quan có phải tạo lập hay tổng hợp hồ sơ theo yêu cầu không? Không. Nếu không có hồ sơ, các cơ quan không buộc phải tạo lập một hồ sơ mới để đáp ứng yêu cầu.

Các cơ quan phải xử lý hồ sơ chứa thông tin bảo mật bằng cách nào? Nếu một hồ sơ chứa thông tin công khai lẫn với thông tin bảo mật thì cơ quan có thể tách ra hoặc gạch bỏ các phần bảo mật. Nếu toàn bộ nội dung hồ sơ được bảo mật thì cơ quan không buộc phải cung cấp hồ sơ đó.

Cơ quan có thể tính phí cho việc cung cấp hồ sơ công khai không? Các cơ quan chính phủ không được phép tính phí cho việc xem xét hồ sơ, tuy nhiên họ có thể tính phí cho việc sao chép. Phí chứng nhận hồ sơ phải được tính theo quy định của luật pháp. (Xem N.C. GEN. STAT. 132-6.2b). Nếu công việc sao chép đòi hỏi nhân viên văn phòng hay giám sát phải tham gia trợ giúp rất nhiều thì cơ quan có thể tính một khoản phí dịch vụ đặc biệt thêm ngoài chi phí sao chép thực. Phí dịch vụ này phải hợp lý và căn cứ vào chi phí lao động thực. Các cơ quan cũng có thể tính phí để bồi hoàn chi phí gửi hồ sơ.

Tôi phải trả phí gì? NCAOC không tính phí cho việc xem xét bất kỳ hồ sơ công khai nào. Chiếu theo G.S. 132-6.2, NCAOC sẽ tính một khoản phí nhỏ là 25 xu mỗi trang sao chép hồ sơ công khai. Đối với các yêu cầu nhận hồ sơ công khai vượt mức bình thường, điều luật G.S. 132-6.2(b) cho phép NCAOC tính phí cao hơn nếu, theo nhận xét của NCAOC, việc đáp ứng yêu cầu đó sẽ đòi hỏi “sử dụng rất nhiều nguồn công nghệ thông tin hoặc nhân viên văn phòng hay giám sát của cơ quan phải tham gia trợ giúp rất nhiều.” Tất cả những người yêu cầu hồ sơ công khai từ NCAOC sẽ được thông báo về chi phí ước tính cho yêu cầu đó trước khi bắt đầu cung cấp hồ sơ.

Có loại hồ sơ nào được miễn đối với các yêu cầu nhận hồ sơ công khai không? Vui lòng nhấp chuột vào đây để xem danh sách các loại hồ sơ mà Chi Nhánh Tòa Án được miễn phải tiết lộ.

Tôi cần làm gì để yêu cầu nhận một hồ sơ công khai? NCAOC đề nghị rằng tất cả mọi người muốn yêu cầu nhận (các) hồ sơ công khai nên nộp yêu cầu bằng văn bản. Việc nộp yêu cầu bằng văn bản giúp đảm bảo rằng nhân viên sẽ đáp ứng chính xác nội dung của yêu cầu đó. Các yêu cầu có thể được nộp qua đường điện tử bằng cách điền vào Mẫu Yêu Cầu Hồ Sơ Công Khai Qua Đường Điện Tử.

Nếu quý vị muốn gửi yêu cầu đến NCAOC qua đường bưu điện, vui lòng in ra Mẫu Yêu Cầu Hồ Sơ Công Khai Qua Đường Điện Tử, điền đầy đủ thông tin và gửi đến:

Public Records Request
PO Box 2488
Raleigh, NC 27602

Tôi sẽ phải chờ bao lâu mới nhận được hồ sơ đã yêu cầu? NCAOC sẽ đáp ứng yêu cầu của quý vị sớm nhất có thể. Thời gian sao chép hồ sơ sẽ tùy thuộc vào mức độ phức tạp của yêu cầu.

Tôi có thể kháng cáo lại nếu bị NCAOC từ chối yêu cầu của tôi không? Có, nếu toàn bộ hay một phần yêu cầu của quý vị bị từ chối, quý vị có thể yêu cầu NCAOC xem xét lại yêu cầu của mình. Thủ tục kháng cáo được ghi rõ tại trang web publicrecordsrequest@nccourts.org. Ngoài ra, những người cho rằng một hồ sơ công khai bị giữ bí mật mà không có lý do chính đáng có thể yêu cầu được tổ chức một buổi hòa giải với NCAOC trước khi khởi kiện bằng cách điền đầy đủ và nộp mẫu AOC-CV-830 ở tòa án thích hợp.

Ai phụ trách việc quản lý hồ sơ tại NCAOC? NCAOC không phụ trách quản lý tất cả các hồ sơ tòa án. Người phụ trách việc quản lý các văn bản lưu ở hồ sơ của tòa án chính là lục sự tòa án tại quận/hạt nơi khởi sự vụ án. NCAOC là người phụ trách việc quản lý hồ sơ và đáp ứng các yêu cầu cung cấp hồ sơ lao động của các nhân viên làm việc cho Chi Nhánh Tòa Án.

NCAOC có thể chứng nhận cho các hồ sơ không? NCAOC không thể chứng nhận hồ sơ. Theo luật pháp, chúng tôi không có thẩm quyền làm việc đó. Tuy nhiên, các văn bản vụ án có thể được chứng nhận bởi lục sự tòa án ở quận/hạt nơi khởi sự vụ án. Vui lòng lưu ý rằng, chiếu theo điều luật G.S. 132-6.2, tòa án có thể tính phí cho dịch vụ chứng nhận hồ sơ.